Zarządzanie organizacją o tak złożonej strukturze jak GOPR wymaga precyzji, spójności i szybkiego przepływu informacji. Aby sprostać rosnącym wymaganiom administracyjnym i finansowym, ratownicy zdecydowali się na wdrożenie nowoczesnego rozwiązania informatycznego, które objęło całą strukturę GOPR – od regionalnych grup po centralę.
Jedna organizacja, wiele jednostek – czas na integrację
Górskie Ochotnicze Pogotowie Ratunkowe działa w ramach siedmiu grup regionalnych, zlokalizowanych w różnych częściach południowej Polski. Każda z nich przez lata wypracowała własne sposoby prowadzenia dokumentacji, co jednak w dłuższej perspektywie rodziło problemy – szczególnie w kontekście spójności danych, centralnego raportowania i nadzoru nad finansami.
Rosnące potrzeby w zakresie sprawozdawczości, zarówno wobec instytucji publicznych, jak i wewnętrznych struktur zarządczych, skłoniły GOPR do decyzji o wdrożeniu systemu, który umożliwi pełną integrację rozproszonych danych i procesów.
Przejrzystość i automatyzacja
Wdrożenie scentralizowanego systemu informatycznego pozwoliło GOPR-owi uporządkować wiele dotąd odrębnych procesów. W ramach projektu zintegrowano księgowość, kadry i płace, obieg dokumentów oraz analizy zarządcze. Wszystko to osadzono w jednej wspólnej bazie danych, dostępnej dla wszystkich jednostek organizacyjnych.
Dzięki temu możliwe stało się:
- przygotowywanie jednolitych zestawień finansowych,
- szybkie przekazywanie danych pomiędzy grupami regionalnymi a centralą,
- nadzór nad finansami prowadzony w czasie rzeczywistym,
- ograniczenie liczby błędów wynikających z ręcznego wprowadzania danych.
Efekty odczuwalne niemal od razu
Zintegrowane rozwiązanie przyniosło zauważalną poprawę nie tylko w obszarze finansów. Ułatwiono również codzienną pracę osób odpowiedzialnych za administrację – od przygotowywania umów, przez wystawianie dokumentów księgowych, aż po obsługę raportów wymaganych przez instytucje nadzorujące.
Skrócił się także czas potrzebny na realizację obowiązków sprawozdawczych, a centralna baza umożliwiła płynne i spójne działanie całej organizacji, bez względu na jej lokalizację. Pracownicy poszczególnych jednostek zyskali dostęp do tych samych narzędzi, dostosowanych jednak do lokalnych uwarunkowań i potrzeb.
Rachunkowość w służbie efektywności
Wprowadzenie systemu wpłynęło na zwiększenie efektywności zespołów finansowych. Obecnie praca księgowych została w dużej mierze zautomatyzowana, a wiele procesów – od raportowania po przygotowywanie plików JPK – odbywa się znacznie szybciej niż wcześniej.
Nowe rozwiązanie umożliwiło także bieżącą kontrolę działań każdej z grup regionalnych, bez konieczności angażowania dodatkowych zasobów czy wieloetapowych procedur. Program księgowy zastosowany w GOPR zapewnił transparentność, oszczędność czasu oraz lepsze wykorzystanie dostępnych danych w codziennym zarządzaniu.
Technologia wspiera misję
Ratownicy górscy, choć na co dzień kojarzeni głównie z działalnością terenową, udowodnili, że także w obszarze zarządzania są gotowi na nowoczesne rozwiązania. Cyfrowa transformacja administracji GOPR to przykład, jak odpowiednie narzędzia potrafią usprawnić funkcjonowanie nawet najbardziej złożonych struktur – i to bez utraty elastyczności działania.
Wdrożenie systemu zintegrowanego otworzyło też drogę do kolejnych usprawnień. W planach znajdują się nowe funkcjonalności, jak integracja z platformami do wymiany dokumentów elektronicznych czy wdrożenie Krajowego Systemu e-Faktur (KSeF). Dzięki nim GOPR będzie mógł jeszcze skuteczniej zarządzać zasobami, a jednocześnie skupić się na swojej najważniejszej misji – ratowaniu ludzkiego życia w górach.